Ce înseamnă oare să ai abilitați de time management din punctul de vedere al unui șef?
Time managementul este poate una dintre cele mai importante abilități pe care le putem dezvolta în viață. În general, un bun time management personal, este un predictor al succesului in activitate. Dacă am abilități bune de managementul timpului, înseamnă că îmi organizez bine activitatea, termin activitățile la timp, îmi cunosc prioritățile și aș putea continua pe aceiași temă. În general oamenii care au un bun time management, sunt și achive-ri. Obțin ceea ce își propun.
Dar cum se vede oare asta din punctul de vedere al șefului meu?
Trebuie să recunosc faptul că am constatat că de multe ori aici există unele diferențe care pot crea câteodată probleme de interpretare.
Ideea acestui articol mi-a venit în urma unui curs pe care l-am avut cu o grupă de manageri pe teme de competențele membrilor echipei, discuție în care am atins subiectul unor comportamente care trădează un bun time management.
Și trebuie să recunosc faptul că m-a șocat când mai mulți participanți mi-au spus că pentru ei, dacă un angajat are un bun time management asta înseamnă că:
”Dacă îi dau ceva de făcut asta înseamnă că lasă orice altceva și face ceea ce îi cer”
Aici e nevoie să discutăm puțin.
Oare în ce se traduce un bun management al timpului?
Cu toții ne folosim timpul pentru a ne atinge obiectivele, pentru a obține în viață ceea ce ne dorim. Totul în jurul realizărilor noastre presupune alocarea timpului către acel obiectiv.
Simplu spus, indiferent dacă am o poziție de conducere sau o poziție de execuție, managementul timpului presupune să îmi cunosc obiectivele și să acționez în direcția atingerii lor. Iar cuvântul cheie aici este să acționez.
Apoi un alt aspect, are de-a face cu calitatea alocării timpului. De exemplu, dacă aloc să spunem două ore pentru un anumit task, la finalul acelor două ore într-adevăr să ating obiectivul aferent task-ului.
Practic un bun time management ar putea fi rezumat (deși incomplet) la:
- Îmi cunosc scopurile si prioritățile
- Îmi stabilesc obiective în concordanță cu scopurile pe care le am
- Aloc timp și acționez în vederea atingerii lor
- Sunt foarte puține evenimente sau lucruri care m-ar putea distrage de la ceea ce îmi doresc să obțin
Sesizați contradicția?
În ceea ce am scris mai sus este foarte puțin loc pentru – ”Fac ceea ce îmi spun alții să fac atunci când vor ei”.
Și totuși? Cum este?
Cred foarte tare că un angajat cu abilități de time management știe pentru ce vine la serviciu. Este în primul rând conștient de obiectivele personale și are un grad mare de aliniere între obiectivele personale și cele ale firmei.
Cred că este de obicei un bun profesionist și mai cred că de cele mai multe ori este autonom și are nevoie de relativ puțină supervizare.
În opinia mea sunt calități de bază atunci când vorbim despre time management. Nu poți avea un bun time management la serviciu și să ai dificultăți în atingerea obiectivelor personale.
Oare unde este dreptatea?
Ce spune însă, nevoia cursanților mei? Și ce anume le influențează această percepție? De ce oare pentru managerii cu care stăteam de vorbă, un bun time management înseamnă să lași totul și să faci ceea ce ți se cere chiar atunci?
După părerea mea aici sunt câteva lucruri pe care merită să le subliniez:
- Este posibil să avem de-a face cu o lipsă de claritate la nivel managerial. În mod normal managerii ar trebui sa poată să stabilească direcțiile subordonaților astfel încât să nu fie nevoie să le schimbe prioritățile, în afara unor situații neprevăzute. Dar dacă nici mie nu îmi sunt foarte clare obiectivele am să fiu de multe ori în situația în care va trebui să răspund la urgențe și să cer schimbări de direcție la nivelul membrilor echipei. Daca ai prea multe urgențe este un semn că ai nevoie de mai multă planificare.
- Este posibil să nu ai resurse suficiente. Și mai ales resurse manageriale insuficiente. Ceea ce poate duce la situații în care prioritizarea timpului managerilor pune presiune pe membrii echipei. Această situație însă de cele mai multe ori trădează procese de management dezorganizate sau operațiuni sub costurile reale, motiv pentru care ești forțat să apelezi la overwork pe care îl delegi forțat către echipă. În această situație ai nevoie de o reorganizare (sau clarificare) a proceselor existente și recalcularea costurilor cu sau fără aducerea de resurse suplimentare în organizație.
- Poți avea o echipă a cărei muncă este dezorganizată, ceea ce face ca în anumite situații să fie nevoie de o realocare de urgență a task-urilor. Aceasta este o situație care are câte puțin din cele două menționate mai sus.
- Poate ai într-adevăr un coleg atât de dezorganizat, încât este nevoie de intervenția ta imediată. Dar în această situație probabil că nici colegul nu a fost supervizat în așa fel încât să nu fie nevoie de o intervenție în regim de urgență.
- Poate nu delegi ceea ce ar trebui delegat. Și atunci ai nevoie de overtime-ul tău sau de transmiterea urgențelor către membrii echipei.
Ceea ce este interesant este faptul că nevoia de a avea pe cineva care să lase totul și să facă ceva urgent (dacă nu este cu adevărat o excepție) trădează de fapt o formă de incoerență la nivelul celui care supervizează o astfel de persoană. Și nu cred că ai vrea să fii o frână pentru colegii tăi sau mai mult, pentru obiectivele companiei.
Dar dacă oamenii ar face exact ceea ce le cer, fix atunci când le spun?
Ar putea fi o soluție… dar nu!
Un astfel de stil de management, face echipa să acționeze haotic, să nu aibă direcție în lipsa ta, să fie ineficientă, iar calitatea muncii să fie de cele mai multe ori rezultatul întâmplării.
Un angajat care lasă orice și face ce îi spui în momentul vorbirii, este poate un om care răspunde bine la supervizare, vrea să îți facă pe plac, etc. – dar nu aș putea spune că are abilități ridicate de managementul timpului.
Aș putea să merg către un teren mai minat și să spun că poate ai nevoie de yesmen-i, sau ai niște nevoi de ego nesatisfăcute, dar cred că de cele mai multe ori este de fapt vorba de neclaritate sau lipsă de resurse adecvate.
Singura muncă asimilabilă unui astfel de stil managerial ar putea fi munca unui asistent. Dar în situația în care ar trebui sa ai cereri urgente în mod ad-hoc, asta îmi spune că pe undeva, consumi inutil timpul asistentului – care… da! Este plătit să fie on hold, deși nu cred ca îți dorești cu adevărat așa ceva…
V-a plăcut articolul? Daca da, dați-ne un comentariu, dați un share sau abonați-vă la newsletterul nostru pentru articole similare. Până la următoarea noastră întâlnire (virtuală sau nu) vă urez să fiți foarte eficienți.
de Emanoil Draganescu
Leave a Reply